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活動策劃及活動執行的全程環節流程清單

時間:2018-05-07?? 點擊:??來源:活動策劃公司
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    下面活動策劃公司為大家分享一份活動策劃及活動執行的全程環節流程清單,這樣的流程清單適用于多數的活動,有需要的不妨來借鑒參考。

活動流程表

一、活動的要素
活動時間:考慮用戶時間是否方便。

活動地點:符合活動主題定位。

活動對象:確定目標用戶及潛在用戶。

活動描述:亮出你會怎么做,做什么活動,有什么亮點從而打動用戶。

參與方式:至少要征集報名用戶留下姓名和聯系方式。

活動規則:各種要求和注意事項,比如參與人員篩選標準、著裝要求、報名截止時間、報名成功通知時間、活動問題咨詢方式等等。

推廣渠道:投放時間、投放渠道、投放資源位置等。

預期效果:比如活動對平臺數據或用戶有什么幫助。

成本預估:包含各推廣渠道費用、線下執行費用、各環節禮品或獎品費用。

二、制作活動推進時間表,推進工作
    方案通過后,正式進入執行階段,一般需要召集此次活動的工作人員召開一個準備會議。梳理活動節點,分配好各項工作并確定各項工作負責人,活動總負責人根據推進時間表跟蹤完成情況。

三、確定活動場地
    線下活動則場地選擇尤為重要。過程中要考慮到場地的交通、星級、檔期、容納人數、環境等,實地考察過程中如會議室的長、寬、高、容納人數、是否有柱、舞臺搭建及布展等因素、桌型等、投影、麥克風、會議室門口簽到板的位置、茶歇的位置、房間的房型及設備設施、是否能提供獨立用餐區域等。如果你沒有辦法在有限的經費內選擇最符合活動主題的優質場地。

四、活動頁面制作
    文案確定后,與設計溝通需求及時間節點,可以找一些參考素材以減少溝通成本。并與技術保持溝通,確保頁面準時制作完成并通過測試沒有問題后正式上線。

五、視頻、宣傳物料等設計制作
    要注意各物料主題風格的統一,包括圖案、尺寸等,并跟蹤制作情況,包括材質、色差、打樣、工期等,確保保質保量完成。

六、活動征集、統計及通知
    報名情況一定要及時統計,一旦發現報名人數過少,離預期人數差距過大,及時增加投放渠道和投放力度,保證活動人數。活動前通知報名成功用戶,根據報名留下的聯系方式,電話、短信都行,確認能夠準時參加活動的具體人數。

七、制作活動執行方案,分解執行任務
    制作一份活動現場執行方案,結合設定的活動流程,把簽到、主持、攝影、道具、場務、直播等現場執行中的各項工作分配到具體個人,執行方案一般精確到分鐘。
    在線下執行之前的一兩天,召集所有執行人員開活動動員會,下發執行方案,逐項分解任務到個人,保證每個人都清楚自己到現場應該做什么工作。

八、制作物料、禮品清單
    把活動所有需要用到的物料和禮品種類、數量注明,并備注各物品在活動執行中出現在哪個環節、什么地點,交待給各自的負責人,如果所需物料和禮品種類比較多,最好再做一個表格,交給各項物品負責人。

九、活動應急預案
    至少要在活動開始前設想好最可能出現的幾種問題,并想好相應的解決辦法,在動員會上通知到可能出現問題環節的相應負責人,在活動進行中一旦發現問題迅速啟動應急預案。

十、活動場地布置及現場執行
    一般提前一天或提前半天完成場地布置。
    執行人員到場后應迅速進入各自工作崗位,簽到引導維護用戶、主持人再次熟悉串詞、各項物品負責人清單數量并準備提前送到預定位置、提前溝通攝影攝像說明需要什么場景人物特寫等拍攝需求。在活動正式開始時間前 1-2 小時到場,準備各自負責物料和獎品,尤其是負責簽到的同學,不要讓用戶覺得早到無人接待。
    提前建一個活動執行群,出現突發情況,及時通報,比如某個執行人員遲到,總負責人要立馬安排其他人補位 。

十一、活動流程
    活動流程表根據活動環節安排而定,從開始到結束每項工作分配到個人。如果活動進行中再出現流程變化,總負責人趁主持間歇快速告知主持人以便主持人臨場應對,并通知其他執行人員。

十二、用戶離場
    最終預定的各項流程全部執行完畢,用戶離場,所有執行人員可以放輕松一些啦,大家拍個照片,盤點收集一下剩余物料和禮品,完成清場任務,就可以安心地去吃頓慶功宴犒勞自己啦。

十三、活動回顧和活動效果報告
    活動結束后一般要有活動回顧。如果要求比較急甚至活動結束就要發布,那么總負責人要提前制定活動回顧人員,在活動進行中就同步寫作,并及時拷出攝影照片,這樣基本在活動結束后就能很快出稿了。
    出稿后迅速交給負責投放渠道的同事安排投放。如果活動回顧要求不急的話,可以等改天再做,在約定時間前發出就好。

    活動結束后一般還需提交一份活動結案,大致包括活動概述、活動效果統計等各部分成果和數據匯總還要總結經驗教訓,從頭到尾把整個活動梳理一遍,重點總結兩個方面:
    活動流程,哪些環節之間存在銜接不暢、哪個環節當中存在問題,思考以后如何優化流程。
    總結所有出現的問題和自己的應對措施,有哪些應對得不錯,有哪些應對不足以后如何改善,最好都記錄下來。
    通過這樣復盤,你能清楚認識到一次活動哪些是成功的哪些是失敗的,成功的部分保留,失敗的部分提醒自己下次注意,想辦法去解決。

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